Briefing: o que é e a sua importância

Briefing: o que é e qual a importância

Briefing: o que é e qual a importância

Qualquer projeto de comunicação orientado para resultados, seja um Vídeo Explicativo, uma campanha publicitária ou um website, começa com um Briefing de qualidade.

Estamos falando da ponte entre, de um lado, os problemas e objetivos do cliente e, do outro, a proposta de um projeto que vai solucioná-los. Sendo assim, não é apenas a primeira etapa de um projeto, mas um de seus momentos mais importantes.

Mas como fazer um bom Briefing? Do lado do cliente, quais cuidados tomar? Como profissional de comunicação, como conduzir este processo?

Neste post vamos explicar todos os detalhes e tentar transmitir um pouco da experiência que adquirimos nestes quase 15 anos no mercado, incluindo:

O que é um Briefing de comunicação?Por que o Briefing é tão importante?Os maiores erros de um Briefing.Como fazer um Briefing de qualidade?

Então leia até o final e tenha resultados cada vez melhores, seja você um contratante ou um profissional de comunicação!

Briefing: o que é e a sua importânciaO que é um Briefing de comunicação?

A fase de Briefing começa antes da contratação, sendo essencial para a própria formatação de uma proposta de trabalhos.

Assim, logo no início o profissional de atendimento deve colher junto ao contratante informações como:

Qual é a “oferta” (no sentido amplo)?Quais são os diferenciais e possíveis objeções?Quais são os objetivos finais?Como é o panorama e a concorrência?Qual é o perfil do público ideal?

Mais abaixo, vamos detalhar tudo que um Briefing deve ter, mas por enquanto é importante dizer que com base em informações como estas, o profissional de atendimento deverá criar uma proposta de trabalhos, que pode ser um vídeo, um website, uma campanha, entre muitas outras possibilidades na área de comunicação.

É importante lembrar que a área de comunicação é vasta e em certas situações você pode ter o melhor martelo, mas não adianta se o problema não for um prego. Por isso, uma das respostas possíveis de um profissional de atendimento pode ser que não possui um produto que atende àqueles objetivos. 

Mas por que é tão importante seguir esta etapa à risca? Veja a seguir…

Briefing: o que é e a sua importânciaPor que o Briefing é tão importante?

Suponhamos que uma empresa esteja contratando uma Produtora de Vídeos para produzir seu Vídeo Institucional. Agora imagine quantos profissionais estarão envolvidos no projeto, entre roteirista, diretor, cameraman, locutor, ilustrador, animador, editor de vídeos, entre outros.

Todos esses profissionais estão acostumados a fazer vídeos para diferentes empresas e em contextos diversos. E o cliente, em geral, conversa apenas com o profissional de atendimento.

Assim, se esta ponte falhar, é fácil ver que os objetivos da empresa simplesmente não serão traduzidos no produto final, ou vai acabar com um vídeo genérico.

O exemplo aqui é para um vídeo, que leva diversos profissionais e exige alto grau de organização. Mas é espantoso como muitos profissionais autônomos (eles próprios atendem e fazem o serviço) não fazem esta ponte eles mesmos.

Briefing: o que é e a sua importânciaOs maiores erros de um Briefing

Há diversos problemas relacionados à fase de Briefing, e todos podem comprometer o resultado final de maneira definitiva. Aqui listamos alguns que vemos acontecer mais comumente ou que são mais graves. Veja abaixo:

Briefing: o que é e a sua importânciaNÃO HÁ UM BRIEFING

Por incrível que pareça, este problema é bastante comum. Do ponto de vista do contratante, receber uma tabela de preços para escolher o que quer, ser perguntando se você mesmo vai fazer o roteiro de um vídeo ou o esqueleto de um website, por exemplo, são péssimos sinais.

Assim, primeiramente, observe se de fato há um Briefing, ou se o que você explica de fato será analisado por um profissional e terá alguma influência no projeto que será desenvolvido.

Briefing: o que é e a sua importânciaBRIEFING POUCO ORGANIZADO

Um Briefing deve gerar objetividade e organização para o projeto, ao agrupar informações relevantes. Então, se você como cliente sente que precisa repetir o que falou mais de uma vez, é sinal de que o profissional de atendimento não está bem organizado.

Se ele falhou uma vez, o que mais ele pode estar deixando passar?

Para profissionais de comunicação, a dica é se organizar de verdade, se possível com um documento padronizado, para não deixar passar qualquer detalhe.

Briefing: o que é e a sua importânciaBRIEFING GENÉRICO DEMAIS

Um dos grandes problemas de empresas que prestam serviços de comunicação é não conseguir dar a cara do cliente ao projeto.

É o que leva empresas de um mesmo segmento acabarem com websites, campanhas, vídeos, etc, todos muito parecidos uns com os outros, o que é o contrário de se destacar no mercado.

Para sanar este problema, um bom Briefing deve tratar não apenas do assunto específico em questão, mas também daquilo que torna cada empresa única (veja mais abaixo sobre este assunto).

Briefing: o que é e a sua importânciaFALHA DE COMUNICAÇÃO

Falhas de comunicação podem acontecer em qualquer processo. Este problema em si pode não ser decorrência de falta de competência ou de seriedade por parte do profissional de atendimento. Ainda assim, os resultados podem ser desastrosos.

Como cliente, observe se os retornos ao longo do projeto realmente correspondem ao que foi conversado. Se sentir que há uma diferença razoável entre expectativa e entrega, agende uma reunião imediatamente. É importante que a empresa de comunicação esteja sempre à disposição para fazer realinhamentos.

Para profissionais de comunicação, a dica é sempre se lembrar de que o problema pode ser entre você e o cliente, mas também entre você e a equipe técnica. Então não espere o contratante perceber que algo está errado e acompanhe o projeto de perto você mesmo.

Briefing: o que é e a sua importânciaComo fazer um Briefing de qualidade

O processo de um Briefing é dinâmico, podendo durar uma reunião ou meses de conversas.

Além disso, cada projeto pode exigir diferentes níveis de profundidade. Por exemplo, um Briefing para uma campanha em vídeo certamente será mais detalhado do que para um cartão de visitas.

Assim sendo, trouxemos alguns dos pontos mais importantes para um Briefing de qualidade:

Briefing: o que é e a sua importânciaINFORMAÇÕES SOBRE A EMPRESA CONTRATANTE

É muito importante que a empresa de comunicação conheça seu contratante, colhendo histórico, objetivos gerais, cenário, visão de futuro, principais produtos e tudo mais que houver de importante para a empresa.

Dê subsídio para que a equipe de criação/produção consiga fazer um projeto único e exclusivo para aquela empresa.

Além disso, a não ser que seja um contratante entrando no mercado, observe outros projetos de comunicação já realizados, como logomarca, website ou mesmo vídeos. Conhecer estes projetos ajuda para que a identidade visual, a linguagem e os valores conversem entre si.

Por fim, é importante conhecer os concorrentes e possíveis alternativas à oferta do cliente.

Em resumo, o desafio aqui é conhecer o cenário mercadológico e os caminhos que já foram percorridos pela empresa contratante até o momento.

Briefing: o que é e a sua importânciaOBJETIVOS DO PROJETO

Esta é a etapa mais importante de um Briefing e sem ela nada disso faz sentido. Aqui, o cliente deve explicitar os objetivos específicos que o levaram a procurar a empresa de comunicação.

Muitos confundem o Briefing com o momento em que o cliente fala o que imaginou para o projeto e como deverá ser feito. Porém, o mais importante aqui é saber qual é o objetivo, pois a empresa contratante muitas vezes tem apenas uma vaga noção do que pode ser feito, mas sabe exatamente o que ela quer conseguir com aquilo, por exemplo: vendas, posição nas buscas, presença em redes sociais, aderência a um processo interno, e por aí vai.

Por exemplo, se o objetivo é um vídeo para usar no Facebook e auxiliar nas vendas de um produto, a Produtora de Vídeos provavelmente vai oferecer um vídeo curto e direto. Já se a empresa quiser se posicionar melhor nas buscas orgânicas, provavelmente seria oferecido a ela uma série de vídeos para Marketing de Conteúdo.

O importante é que este é um processo de duas vias, em que o contratante é o melhor para dizer aonde quer chegar, e a empresa de comunicação tem mais experiência sobre os possíveis caminhos.

Para entender este ponto com a profundidade necessária, estes são alguns itens a serem colhidos neste momento:

 

A oferta em questão

“Oferta” no sentido amplo. Pode ser um produto, um serviço, uma ideia, uma empresa, um conceito. O importante é que, sempre que você vai comunicar alguma coisa, deve conhecer o conteúdo em si em profundidade.

Se for um produto ou serviço, quais são as alternativas no mercado? Por que esse produto é relevante? Este é um produto inovador? Como funciona? Qual é o primeiro passo?

Para cada assunto, um set diferente de perguntas são necessárias, naturalmente.

Público ideal (alvo)

Para qualquer projeto orientado para resultados, é importante que se saiba qual é o público ideal. Por exemplo, um aplicativo escolar vendido via diretoria das escola deve ter um apelo bem diferente de um que vise aos pais.

Na área de vídeos, este ponto tem um impacto direto na produção do roteiro. Sem uma visão clara do público, como o roteirista vai atirar no coração?

Vá além de dados demográficos, como idade, gênero e classe social. Pense nas dores, angústias, saudades e busque uma conversa efetiva com o público.

Possíveis Objeções à oferta

Quais objeções o público terá em relação à oferta? É possível fugir desses pontos ou comunicá-los de maneira favorável, dependendo do caso.

Além disso, podem haver limitações conceituais, como cores, palavras ou ideias que a empresa não gosta de associar à marca.

Assim, é interessante ter este mapeamento de antemão.

Prazos

Este é o momento em que as expectativas precisam ser alinhadas. Por exemplo, um projeto de vídeo, dependendo do grau de complexidade, pode durar dias ou meses.

Assim, em meio ao processo de Briefing esta questão precisa ser alinhada com transparência e profissionalismo.

Meios de distribuição

Outro ponto importante é saber exatamente em quais meios o produto final será distribuído. Por exemplo, um vídeo para vendas pode ser distribuído no Facebook, Youtube, Instagram, Whatsapp, ou até mesmo pessoalmente através do time de vendas.

Cada plataforma pode exigir formatos específicos, com conceitos e chamadas diferentes.

Briefing: o que é e a sua importânciaORÇAMENTO

Uma vez definido o objetivo do projeto, passa-se para a proposta e orçamento.

A empresa de comunicação normalmente possui experiência sobre qual patamar de investimento faz sentido para cada empresa, situação ou objetivo. Assim, vai procurar fazer uma proposta condizente a isso.

Já o cliente pode pedir ajustes no escopo para chegar a uma proposta final adequada.

A EMPRESA OFERECEU DESCONTO? ATENÇÃO!

Um projeto de comunicação não é uma ciência exata. Por isso, se a verba da empresa contratante for menor que o orçamento recebido, não é exatamente um desconto que deve ser pedido, mas opções para chegar a um orçamento reduzido, realizando possíveis adaptações ao escopo.

Na área de comunicação, “descontos” são meio ficção, pois mesmo que no papel pareça o mesmo serviço, na prática a atenção dada a ele será menor.

Briefing: o que é e a sua importânciaACOMPANHAMENTO DO PROJETO

Com tudo acertado, acabou o Briefing, certo? Errado! O profissional de atendimento deve repassar todas as informações de maneira clara para o time técnico e então acompanhar as entregas, para garantir que a ponte tenha sido feita de maneira adequada.

A qualquer momento, se algo parece fora do lugar, pode ser necessário fazer novas reuniões para ajustar a rota.

Aqui cabe uma observação importante. Em alguns casos, um projeto de comunicação pode evoluir ao longo da produção, à medida que contratante e empresa de comunicação entendem melhor o projeto. Isso pode não ser uma falha em si, até mesmo pode ser sinal de que as coisas vão bem. Mas em todo caso novos alinhamentos são necessários.

E então, entendeu o que é Briefing e como é importante? Viu como um Briefing bem feito faz toda diferença para o resultado final de um projeto de comunicação? Veja este texto aqui, de nossa parceira C2TI, que pode complementar a sua visão sobre este importante processo.

Não deixe de assinar a nossa Newsletter para receber conteúdos informativos como este e nos ajude a manter um blog de qualidade, compartilhando com todos os seus amigos, sócios e colegas.

Até a próxima!

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comentários
Inline Feedbacks
View all comments

POSTAGENS POPULARES

Postagens relacionadas

Posts relacionadas

0
Would love your thoughts, please comment.x